배경
빅데이터, 챗GPT 같은 고도화된 기술보다도 지금 주사님들께 필요한 내용은 실무 엑셀
엑셀 관리가 어려운 이유는 파일 분리를 통한 관리하는 방법이 없기 때문
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엑셀 함수를 알아도 적용을 못함
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함수보다도 엑셀의 기본 기능이 더 간단하고 직관적인 결과를 도출해 내지만 사용을 못함 / 모름
•
업무자료가 산발적이고 일관되지 않아 보고자료 작성보다 자료의 정리가 더 시간이 오래 소요되는 이유
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간단한 기능 하나를 알지 못해서 비효율적으로 가내수공업을 함
그래서, 우리 공무원은 업무 효율을 위해 아래와 같이 분리할 필요가 있습니다.
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실무자(기안자)가 직접 가공, 또는 함수의 적용이 필요한 관리용
•
온나라 공문에 첨부해야될 보고용
보고용 엑셀
데이터의 목적이 우선
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업무나 정책의 목적에 따라 상급자의 의사결정이 필요한 문서를 뒷받침 하는 내용(첨부파일)
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대국민에게 알려야 하는 내용 (고시, 공고)
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전체의 데이터를 담기보다는 통계, 집합 등 요점이 필요
•
보고용 엑셀은 관리용 엑셀에서 파생되는 파일이어야 함
즉, 읽기가 편하고 공문의 목적의 근거가 되는 자료여야 함.
관리용 엑셀
데이터의 관리가 우선
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온나라 문서에 첨부되는 파일이 아님
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읽기편한 목적 필요 없음, 함수나 엑셀 기본 기능의 적용여부가 중요함
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전체의 데이터를 일관되고 표준화된 기준에 맞춰 관리가 되어야 함
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상급자가 요구하는 내용 또는 정보공개에 작성할 원본 데이터
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관리용 엑셀에 있는 자료의 일부 또는 전체가 보고용 엑셀이 되어야 함.
직접 비교 : 같은 내용의 데이터라도 보고용과 관리용은 다르게 구성되어야 합니다.
보고용 엑셀
관리용 엑셀
구분 | 보고용 | 관리용 |
셀병합 | 있다
- 같은 부서라면 셀병합을 했다. (가독성이 좋다) | 없다
- 같은 부서라도 셀병합 없으며, 다른 행이라면 반복적으로라도 기재해야 한다. |
제목 | 있다
- 해당 엑셀 자료가 무엇인지를 상단에 표시해야 한다.
- 요점이 드러나야 한다 | 없다.
- 있을 필요가 없다.
- 관리자(실무자)가 파일만 가지고 있으면 될뿐 제목이 중요하지 않다. |
부제목 | 필요에 따라 있을 수 있다.
- 예: 과정명, 교육기간 등 | 부제목 없어야 한다.
- 과정명, 교육기간도 각각의 데이터에 반복적으로 삽입되어야 한다. |
보고용 엑셀의 상세는 다루지 않습니다 → 관리용 엑셀만 설명합니다.
이 글을 보고 계시는 주사님들의 상급자는 모두 다르며 (상급자) 개별마다 주관적인 경향도 당연히 다릅니다.
현재 자신이 속한 상급자의 경향이나 업무 목적에 따라 천차만별이기 때문에 보고용 엑셀 자료를 어떻게 구성할지는 기안자 스스로가 결정하면 됩니다.
파일 분리는?
관리용 파일
•
1개만 있어야 함
보고용 파일
•
관리용 파일에서 일부만 분리됨
•
보고 주기 (ex : 월단위, 분기 단위) 또는 업무 목적 (정보공개, 신문고 등) 에 따라 개별 생성해야 함
관리용 파일의 구성은?
아래의 목적을 위해 1개의 파일 1개의 시트만 있어야 합니다.
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함수
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필터
•
피벗 테이블
•
부분합
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중복된 데이터 제거
•
기타 오류의 최소화 등
2개 이상의 시트로 구성이 된다면?
•
피벗 테이블은 당연히 적용 불가
•
함수를 적용하더라도 복잡하게 구성됨 (오히려 수작업이 빠를 수 있음)
•
기타 위에 언급한 엑셀의 기본 기능 (필터, 부분합 등) 적용 불가
하나의 시트로 통합하세요
위 예시 왼쪽 그림처럼,
행정구역별로 시트가 구분되어 있다면 오른쪽 그림처럼 ‘소속’ (또는 실무자가 원하는 필드명으로) 이라는 셀을 추가하여 시트별로 구분되어 있던 내용을 통합하고
그 아래로 행이 더 늘어나는 구조로 되어야 함
그래도, 2개 이상의 시트로 구성이 필요하다면? 하고싶다면?
예시로, 아래와 같이 데이터의 성격상 서로 섞일 수 없다면 시트 분리 필요함
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지급자명단 (사람의 정보) : 이름, 생년월일, 성별, 결혼여부, 거주지 주소
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단체목록 (추상적 또는 지리정보 등) : 단체명, 설립연도, 주소, 대지면적, …..
‘단체’라는 정보에는 성별이나 결혼여부 같은 사람의 정보는 있을 수 없고,
‘사람’의 정보에는 ‘설립연도’, ‘대지면적’ 같은 지리적 정보가 있을 수 없다.
하지만, 동일한 형태의 데이터라도 성격이 다르다면 개별시트로 존재해야 함
•
날짜라는 형태는 같아도 사람에서는 ‘생년월일’이고 단체에서는 ‘설립일’ 라는 성격이 다름
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즉, 동일한 형태라도 의미하는 바가 다르고 상위 정보(사람 or 단체)가 다르다면 역시 개별적으로 존재해야 함
그외로 실무자 스스로의 주관이 중요
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업무 목적이나 필요에 따라 시트 분리여부는 스스로 결정해야 함
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위의 내용은 데이터베이스의 개념과 엑셀 함수 적용때문에 일반적으로 설명할 내용일 뿐, 스스로의 기준이 중요
결론
1. 목적에 따른 파일이 분리되어야 효율을 높이고 업무추진이 수월함
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상급자 또는 이해관계자에게 보여지기 위한 목적의 자료
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효율적인 데이터의 관리를 위한 목적의 자료
2. 관리의 목적은 하나의 시트!
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일관된 데이터는 통계 또는 여러 업무 목적에 따라 빠른 추출이 가능하며,
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함수의 적용, 피벗 테이블 사용 등 엑셀의 기본 기능을 사용할 수 있습니다.