파일 취합을 하시는 분께 전달할 땐 파일명 끝에 다른 텍스트를 추가해야 한다
파일을 취합하는 담당자가 “ㅇㅇㅇ자료” 라는 파일명으로 가지고 있고 다른 누군가가 같은 파일명으로 취합자에게 보낸는 경우에 발생합니다.
윈도우 운영체제는 같은 경로 같은 형태의 동일한 파일명을 위치시키는 시도가 있는 경우 사용자에게 선택을 하라고 합니다.
•
덮어 쓸것인지 말것인지
간혹 사용자에게 묻는 경우 없이 전송 받은 파일을 강제로 덮어씌워져 버리는 경우가 있는데,
이는 기존의 취합했던 파일 내용을 전부 날려버리는 결과가 되어 업무취합에 방해가 되는 요소가 될 수 있습니다.
프로그래머 관점이 아니라 상호간의 예절입니다.
취합을 하는 사람은 한두명이 아니고 바쁜업무중에 메신저로 파일 전송시 우선 특정 경로에 저장하고 나중에 정리할수도 있습니다.
때문에 아래 예시처럼 파일 전송을 할땐 끝에 텍스트를 추가 바랍니다.
정확히는 받는 사람의 파일명과 같아서는 안되어야 합니다.
•
교육 수료증을 서무에게 보낼 때 : ㅇㅇㅇ 교육수료증_홍길동
•
계 단위의 업무자료를 주무계로 보낼 때 : ㅇㅇㅇㅇ자료_ㅇㅇ기획계
•
업무자료를 주무과로 보낼 때 : ㅇㅇㅇㅇ 관련자료_ㅇㅇ정책과
•
파일을 보냈는데 수정이 있어 다시 또 보낼 때 : ㅇㅇㅇ자료_ㅇㅇ정책과_2 ( 숫자 또는 날짜를 더 붙인다 )
파일명 끝에 점(.)을 붙이지 않는다
[양식제출_ㅇㅇ지원과.] 처럼 파일명 끝에 점(.)이 있는 경우 확장자(.pdf, .hwpx, 등) 텍스트와 결합하여 아래형태가 되는데,
•
[양식제출_ㅇㅇ지원과..pdf]
해당 텍스트 형태중 점 2개(..) 는 운영체제 내에서 ‘상대경로’ 라는 명령어로 인식되어 서버에서 파일형태를 비정상적인 경로에 저장하는 오류를 발생할 수 있습니다.
예를 들어, 점(..) 2개가 작성된 파일을 온나라, 대표 홈페이지 등 시스템에 업로드시 아래와 같은 사용자 경험을 할 수 있습니다
•
대표 홈페이지의 경우 업로드 불가
•
업로드 가능하다 하더라도 다운로드 시도시 다운로드 불가 (보통 온나라에서 간혹 발생)
•
메신저간 파일 전송 오류
파일명이 비정상적으로 길면 안된다
파일명은 최대한 간단히 기재하여야 합니다.
예를 들어 아래와 같은 형태는 데이터베이스 내 컬럼 길이 제한을 초과하여 데이터의 저장 자체가 안되거나 메신저간 전송이 불가능할 수 있습니다.
•
파일명 : “ㅇㅇㅇㅇㅇ 관한 ㅇㅇㅇㅇ 형태의 어쩌고 저쩌고……. 아브라 카다브라……….. ㅇㅇㅇ 결과에 대한 ㅇㅇㅇ 제시 …..어쩌고 저쩌고 …..”
압축파일은 zip을 사용한다
oz 파일을 지양하고 zip 을 사용해야 이유는 zip 의 보편성 때문입니다.
압축 파일의 확장자간 다르다는걸 알고있는 사람은 정보관련 부서외엔 많지 않기 때문입니다.
특히나 주무부서에서 전체 부서로 발송한 공문 중 oz 파일이 포함된다면, 받는 부서에서는 결재라인에 있는 사람들이 oz 프로그램이 설치되어 있지 않다면 소통비용이 증가됩니다.
•
ㅇㅇ 과장님 : ㅇㅇ아 이거 왜 안열려?
•
주무계장님 : ㅇㅇ아 나도 안열려, 어떻게 해야돼?
•
담당자 : 저도 안열리는데… 왜그러지… 공문 보낸 사람한테 물어보고 말씀드릴께요..
단순 확장자 때문에 참고자료를 못 여는 상황을 지양하기 위해 zip 사용 바랍니다.