근거
지방자치단체 회계관리에 관한 훈령
제109조(장부의 비치)
① 징수관, 채권관리관, 수입금출납원, 재무관, 지출원, 일상경비등 출납원, 세입세출외현금출납원 등 회계관계공무원은 별표 5의 장부를 비치하고 정리하여야 한다.
② 부채관리관은 「지방재정법 시행령」 제108조의 규정에 의한 지방자치단체의 부채에 대하여는 부채관리관(총괄직 및 분임직을 포함한다)이 행정안전부장관이 따로 정하는 서식과 조례 또는 규칙에서 정하는 서식에 따라 정확하게 기록ㆍ관리하여야 한다.
③ 분임자는 각각 주임자에 준하여 장부를 비치ㆍ정리하여야 한다.
④ 이 훈령이 규정한 장부 외에 필요한 경우에는 보조부를 비치할 수 있다.
제112조(증거서류 및 장부의 보존)
① 법 제46조의 회계관계공무원은 그 소관에 속하는 증거서류 및 장부를 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」 제26조제1항에 따라 5년간 보존하여야 한다.
② 회계관계공무원과 지방자치단체 금고는 이 훈령에 따라 비치ㆍ관리하여야 하는 장부와 서식을 지방재정관리시스템의 입력자료로 갈음할 수 있다. 이 경우 회계관계공무원과 지방자치단체 금고는 전산입력자료에 대하여 훼손, 손실, 멸실되지 않도록 안전조치를 하여야 한다.
③ 증거서류는 해당 회계관서에서 보관하되 전자적정보처리시스템에 따라 생성된 문서는 전자적으로 보관할 수 있다. 이 경우 전자적정보처리시스템으로 생성하기 전의 원본이 있는 경우 전자적으로 증거서류를 생성한 부서에서 이를 보관하여야 한다.
④ 증거서류가 출력물 등인 경우에는 지출증거서류임을 표시하는 표지를 첨부하여 지출일자순으로 편철하고 표지 다음 장에 증거서류 목록을 첨부하여야 한다.
내용과 별개로, 정부는 문서감축에 따라 전자적 형태의 문서로 생성이 되는 문서는 전자문서로 보관, 공사처럼 100% 전자로 처리할 수 없는 문서는 품의~하자 까지 보관하여야 한다.
(출처 : 지출서류 편철 / 예산,회계 카페)
전자정부법
제33조(종이문서의 감축)
① 행정기관등의 장은 행정업무 및 민원사무의 전자화, 행정정보의 공동이용 등을 통하여 종이문서의 작성ㆍ접수ㆍ유통 및 보관을 최소화하고 종이문서를 지속적으로 줄이기 위한 방안을 마련하여야 한다.
② 행정기관등의 장은 문서작성 및 보고과정에서 종이문서의 불필요한 출력을 최소화하도록 일하는 방식 등을 개선하여야 한다.
③ 행정기관등의 장은 종이문서를 줄이기 위하여 종이문서로 신청ㆍ신고 및 보고ㆍ제출 또는 통지ㆍ통보하도록 규정하고 있는 법령과 지침 등을 특별한 사유가 없으면 전자적인 방법으로도 할 수 있도록 개정하거나 보완하여야 한다.
④ 중앙사무관장기관의 장은 종이문서를 줄이기 위하여 필요한 경우 지침을 마련하여 시행하거나 종이문서의 사용실태 등을 조사할 수 있다.
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위 법령만 놓고 보면, (훈령은)편철을 하라는 것인지 (전자정부법은) 전자적으로 보관만 하면 되니까 출력물 편철이 필요 없는 것인지 모른다.
그냥 다 출력해서 (아님 서류를 모아서) 편철하자. 추후 감사 때는 출력본을 둬야하기 때문이다.
메뉴 : E호조 > 지출관리 > 일상경비 > 일상경비지출실적 > 지출증빙서(22706)
E호조는 법 근거에 맞게 표지, 목록 등을 출력할 수 있도록 이미 기능이 있다. (지출증빙서, 22706)
일상경비가 지급명령이 끝난 익일에 1일 단위로 작업을 하여 밀리지 않도록 출력을 해두면 좋다.
보통, 월단위로 서류철을 하게 되며 (월단위로) 지출철 1권을 만든다고 생각하면 된다.
(월단위로 책 2~3권이 될 수도 있으며, 부서에 따라 지출건수에 따라 다르다)
월단위
월단위•
표지 : 말그대로 (책) 표지라고 생각하면 된다.
일단위•
간지 : (일단위) 표지로 생각하면 된다. ‘간지’는 각 장의 속에 넣어 받치는 종이를 의미한다. 문제집 같은 책에서 각 챕터 표지라고 생각하면 된다.
•
증빙서 : (일단위) 목록이라고 생각하면 된다. 붉은색 색지로 인쇄한다.
•
(E세출) 지급명령 : (일단위) (송금, 집합) 지급명령서 이며, 파란색 색지로 인쇄한다.
색지를 붉은색, 파란색 쓰는 이유•
월단위로 서류철을 했을때 대략적으로 일단위로 구분하게 할 수 있는 것이다.
•
어떤 색지를 사용해야 하는 법은 없다. 부서에서 정하거나 관례를 따르면 된다.
편철 순서는 일단위 → 월단위 순서로 하면 된다.
즉, 일단위 (간지 → 증빙서 → 지급명령) 를 각각하고 한번에 모아서 월단위인 표지만 인쇄하면 된다.
* 월단위인 표지가 맨 마지막인 이유는, 서류철을 할 때 월단위로 책이 몇권이 나올지 모르기 때문이다.
아래처럼 지급명령일을 1개월 설정하고, 출력구분을 [간지]로 설정 후 [조회] 후에 하단에 [출력] 버튼을 누르면 인쇄 미리보기가 뜬다 → 인쇄하기
만약 페이지가 10페이지가 있다는 것은 그달에 지급명령을 10일 했다는 뜻이다. (예를 들면 1일, 5일, 8일, ……….., 11일 식으로 했다는 뜻)
증빙서를 1일 단위로 (붉은색 색지로) 출력한다.
월단위로 조회한 후 출력을 해도 되긴 하지만 아래 인쇄 미리보기에서 총 합계가 월단위 금액이 나오기 때문이다
E호조에서 왼쪽 하단에 보면 [E세출 바로가기] 링크가 있다.
e세출바로가기 은행목록에 2가지의 은행이 있다. ( 농협 : 일반회계, 전북은행 : 특별회계 )
접속후,
(1~2) 지출관리 > 지급명령 > 지급명령결과조회 > 지급일자를 1일 단위로 조회한다.
(3) 자료구분을 잘 확인하고 모든 건을 체크한다. (일상경비 지출서류철을 하기 위해서 일반지출은 제외)
- 일상경비는 일상경비끼리, 일반지출은 일반지출 끼리 인쇄 가능하다. (당연히 섞여서 체크가 되면 오류 메세지가 노출된다.)
(4) 왼쪽 하단 (송금/집합) 지급명령 버튼을 클릭 한 후 (파란색 색지로) 인쇄한다.
아래처럼 간지 > 지출증빙서목록(붉은색 색지) > (송금/집합) 지급명령 (파란색 색지) 순으로 인쇄를 하며,
각각의 금액이 일치하는지 확인한다.
(시스템에 있는 그대로 출력하기 때문에 사실 틀릴일은 없다, 틀렸다면 사용자 본인이 일단위 체크를 잘못했을 수 있다.)
특정일자의 간지 / 증빙서(붉은색) / 지급명령(파란색) 인쇄가 끝났다면, 특정일자의 지출 건을 인쇄해야 한다.
지출관리 > 일상경비 > 일상경비지급명령 > 경비지급명령조회(22401) 에서 (출력할) 특정 일자를 조회한다.
지출증빙서와 비교해보면 역순으로 되어 있으니 아래부분 부터 출력하면 된다.
해당 지출건으로 들어가서 지출결의서(지출결의)를 출력한다.
지급명령이 완료되면 아래처럼 파일이 자동생성된다. 각각의 단계에서 결재가 완료될때마다 생성된다.
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지출결의서(지출품의)
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지출결의서(원인행위)
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지출결의서(지출결의) → 이걸 인쇄해야 한다.
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지출결의서(지급명령)
지출결의서 밑으로는 이제 지출건마다 첨부문서에 있는 파일들을 인쇄하면 된다.
문서의 편철 순서는 아래 이미지 참고바람 (예산 및 회계 실무 교육자료 / 최기웅, 예산회계실무 서울연구원장)
앞 7번까지가 일단위로 출력이 끝나면 (월단위) 표지 출력을 한다.
E호조 > 일상경비 > 일상경비지출실적 > 지출증빙서(22706) 페이지에서 출력구분을 [표지]로 한다.
주로 1개월 말일자까지 지출이 완료되면, 익월 초에 한다.
아래 예시는 분량이 1권으로 묶기에 많다면 2권으로 분리하는 예시이다. (당연히 2번째 책자는 ‘ 2 책중 2 책’ 으로 쓰면 된다)
이후, 아래처럼 일상경비출납원 / 관서 도장을 찍고 보호용 필름 (또는 테이브) 을 안쪽에 겹치는 부분에 붙인다.
책자를 묶는건 천공기나 철끈으로 묶는건 각 부서에서 했던 방식을 따르면 된다.
