일상경비 중 계약대장에 등재된 건을 지출하는 방법이다.
근거
[지방자치단체 회계관리에 관한 훈령] 제13조(세출예산 집행기준) [별표2 세출예산 성질변분류에 따른 집행기준] > 2. 일반운영비(201목) 에 따르면, 시설 및 장비 등의 임차계약은 [지방계약법]을 적용하여 계약을 체결하여야 하며, 임차료는 원칙적으로 임차가 만료된 때 지급하되 선금을 지급할 수 있고 선금 지급시 월별,분기별로 지급 할 수 있다고 규정되어 있다.
바. 임차료
○ 시설 및 장비 등의 임차계약은 특별한 사유가 없는 한 「지방계약법」 제4조에 따라 다른 법률에 특별한 규정이 있는 경우 외에는 「지방계약법」을 적용하여 계약을 체결하여야 한다.
○ 임차계약은 당해연도 예산의 범위 내에서 체결하여야 한다.
○ 임차료는 원칙적으로 임차가 만료된 때 지급하되 선금을 지급할 수 있다.
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선금 지급 시에는 월별 또는 분기별로 지급하되, 원활한 계약 진행의 필요성 등을 고려하여 필요하다고 인정하는 경우에는 연도별로 지급할 수 있다.
주의점
일상경비 계약은 부서마다 다르겠지만 소액, 즉 금액이 크지 않은 정수기, 공기청정기, 청사 화장실비데 등이 해당되는데 매분기마다 결재하는게 귀찮다고 연초 한방에 지급하지 않도록 한다.
소액계약건 가지고 도주할 업체가 얼마나 있겠냐 하겠지만, 금전적 손해가 없더라도 절차상 문제로 감사에 적발되면 본인만 손해다. 하지말라면 하지 않는게 좋다. (행정안전부 감사사례)
보통, 일반적인 일상경비라면 지출관리 > 일상경비 메뉴에서 품의부터 진행하지만, 계약대장에 있는 건의 지출은 검수요청부터 진행한다.
참고로 계약지출의 흐름은 아래와 같으며, 이 페이지에서는 아래 이미지에서 [검사] 단계부터 하면 된다.
(출처 : 2024년 회계실무 )
예시로 전자복사기 임대료를 지출하는 방법을 설명한 글이며,
지출주기를 월단위로 하는지, 분기마다 하는지는 부서 내 회계 및 지출업무담당자가 결정하는 방법에 따라 다르다.
(1-2) 계약관리 > 검사검수관리 > 검사검수요청 > 검사(수)요청등록
(3-4) 경비구분을 일상경비, 계약부서를 정보통신과로 선택 후 조회
(1) 행정업무용 전자복사기 임차 계약 체결(6층 오피스랜드) 선택,
(2) 하단에 검수액 (그림예시 : 220,000원) 입력 후 [저장]
(1-2) 이후, 계약관리 > 검사검수관리 > 검사검수등록 > 검사(수)조회및등록 > 해당 계약건을 찾아 클릭
(1-2) 검사내용과 검사자 입력 후에 [저장] 하고 승인 기다린다.
(1-3) 하단에 첨부파일과 결재라인을 정하고 [결재요청] 을 클릭
이후, 일상경비출납원이 결재를 한다면 아래처럼 [분개검증요청] 으로 상태값이 바뀐다.
해당 계약건을 클릭 후,
(1) 팝업창에서 항목을 선택 후 [다중분개] 후 승인 요청을 하면 회계과에서 분개 검증을 해준다. (회계과 검증해줄때까지 기다린다.)
회계과에서 분개 검증이 완료되면 아래와 같이 목별진행상태값이 바뀐다.
계약관리 > 계약대장관리 > 계약대장 > 계약대장조회로 넘어가서 지출결의 등록을 해야 한다.
(1-4) 조회조건 선택 후 해당 계약건으로 들어간다.
[공정검사] 를 클릭 후,
조회가 되면 맨 하단(즉, 검수회차가 젤 높은)을 클릭한다.
[지출결의등록] 후에 아래처럼 [금액입력, 공금가액, 부가세액] 을 수정하고 [승인요청] 을 하면 된다.
이후, 일상경비 > 일상경비지급명령 > 경비지급명령등록에 조회된다.
