기능 소개
지나가면서 봤을수도 있는 기능!
온나라 상단의 [메뉴 바로가기] 를 펼침시 [메모보고] 라는 기능을 볼 수 있습니다.
해당 메뉴에 접근하면 하위 5개 페이지를 보실 수 있습니다.
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메모작성 / 보고받은 메모 / 보고한 메모 / 임시저장한 메모 / 메모등록대장
언뜻 보면, 온나라 문서등록대장과 결이 비슷한다고 생각이 들 수 있습니다.
업무를 추진함에 있어 내부 직원간 소통 내용을 기록하고 정리가 필요할 때 메모 사용 권고합니다.
일은 사람과 하는 것이고 소통이 중요합니다.
공무원 업무특성상 혼자만 할 수 있는 일이 거의 없고 옆자리 동료, 타부서 직원의 협조가 필요한 경우가 많습니다.
온나라 공문에도 공람, 협조라는 기능이 있어 다른 동료에게 내용을 알릴 수 있습니다.
하지만, 공문이라는 형태는 상급자에게 또는 이해관계자 또는 다른 단체에게 전달되는 내용이기 때문에
내용면에서 굉장히 신중하고 무겁게 쓸 수 밖에 없는 단점이 있습니다.
메신저도 소통 부분에 있어 공문과 달리 가볍게 작성하여 전달할 수 있는 장점이 있습니다.
하지만 업무에는 정리가 필요하고 하나의 업무를 진행함에 있어 과정을 정리할 수 있는 기능은 메신저에는 없습니다.
메모장이나 한글, 엑셀을 켜서 정리를 할 수 밖에 없습니다.
온나라 메모기능 정의
(우측 이미지) 온나라 메뉴얼에 따르면 보고, 의견 등을 메모 형태로 간단하게 보고라는 정의가 있습니다.
메신저의 한계를 보완하는 기능
누구나 아는 메신저는 쪽지, 채팅창 등 동료간 신속하게 파일이나 의견을 주고받는 목적!
메신저의 단점
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쪽지, 채팅은 설정에 따라 저장이 되지 않을 수 있음
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보관기관이 영구적이지 않아 이전의 기록 검색이 불가능 ( → 온나라 메모는 직접 삭제하지 않는 이상 영구적 보존됨 )
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메신저는 로컬 PC 에 저장하는 구조이기 때문에 자리를 옮겼을 경우 이전 자리에서 받았던 쪽지, 채팅을 볼수가 없음 ( → 온나라 메모는 그렇지 않음 )
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때문에, 내용 전달의 누락 및 소통 오류 발생 소지가 있음
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메신저는 업무 내용 전달 이외에도 동료간 가벼운 수다, 일상대화 등을 포함하기 때문에 특정 내용 검색시 오검색, 과도한 검색 결과가 나오는 경우가 많음
제안, 이런 업무에 활용해 보세요
일반적으로 아래 상황일 때 사용을 추천합니다
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업무정리가 필요하지만 공문서 작성까지는 아니라고 판단될 때
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동료에게 신속히 요청해야할 업무는 아니지만 확실히 회신은 받아야 하는 업무일 때
공적인 업무와 가벼운 대화를 분리해야 하는 업무
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의회보고자료, 간부 부재중 자료, 교육자료 취합 등
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특정 업무를 진행함에 있어 여러 사람에게 자료를 받아야 하고 모아야 할 때 메신저는 많이 혼동될 수 있습니다.
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업무를 주는 사람도, 회신해야 하는 사람도 여러 쪽지를 받으면 혼동할 여지가 많아 정리된 형태로 주고 받는 온나라 메모는 그러한 혼란을 줄일 수 있습니다.
공문 작성 또는 특정 업무 추진을 위해 업무 정리가 필요할 때
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특정 회의나 행사는 하나의 부서만이 아닌 여러 국별, 특정 부서들 간에 협업을 하는 경우가 많음
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때문에, 어느 부서가 참석하고 안하는지 / 누가 참석하고 안하는지 / 어떤 일은 특정 부서가 해줘야 하는지 / 업무 진행에 있어 순차적으로 진행이 필요할 때
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온나라 메모를 작성하여 전달을 하고 회신을 간단히 메모로 받거나, 메모의 댓글로 남겨달라고 하면 됩니다.